Se anche tu sei titolare di un’attività commerciale che comporta una gestione del magazzino, piccolo o grande che sia, oppure sei un artigiano o un professionista, ogni anno ti ritrovi a fare l’inventario di una mole di prodotti il cui ammontare molto spesso non coincide con gli importi risultanti dalle scritture contabili, cioè dall’inventario contabile.

Questo significa che anno dopo anno, una scorretta gestione del magazzino comporterà un disallineamento tra l’inventario fisico e quello contabile, e dal quale risulteranno ammanchi di merce che dovrai poi giustificare.

Facciamo due ipotesi:

1. Quando le giacenze fisiche di magazzino sono superiori a quelle contabili: allora si potrebbe configurare una situazione di acquisto di merce in nero che pur non essendo state contabilizzate si trovano nei locali in cui si svolge l’attività.

2. Quando le giacenze risultanti dalla contabilità sono maggiori di quelle fisiche: allora ci si potrebbe trovare di fronte ad una situazione di cessione di merci in nero con conseguente evasione dell’IVA e alterazione della base imponibile delle altre imposte dirette (Irpef, Irap, Ires).

In entrambi i casi, in seguito alle verifiche fiscali condotte dall’Amministrazione Finanziaria, ti troverai nella spiacevole posizione di dover dimostrare le discrepanze contestate. Si manifesta dunque il classico esempio di inversione dell’onere della prova a carico del contribuente, nel senso che spetta proprio al contribuente dover dimostrare che le merci esistenti in misura maggiore o minore detenute presso il proprio magazzino sono:

– state utilizzate per la produzione;
– andate perse o distrutte;
– utilizzate per l’autoconsumo;
– depositate presso propri agenti o rappresentanti;
– cedute a terzi;
– devolute in beneficenza.

Il tutto va comunque giustificato con gli opportuni documenti, quali ricevute, fatture, autofatture, contratti, documenti di trasporto, verbali, autocertificazioni, ecc.

Vediamo di seguito quali sono le tecniche che è possibile adottare per mantenere nel tempo il giusto valore del magazzino.

Attenzione: le stesse procedure che analizzeremo valgono anche per i beni strumentali, quali attrezzature, fabbricati, impianti, macchinari, e tutti quei beni necessari all’impresa e senza dei quali l’imprenditore non potrebbe svolgere la sua attività.

Cosa fare nel caso di merci obsolete o invendibili?

Una delle situazioni delicate che spesso il titolare di un’azienda deve affrontare, e che potrebbe comportare non pochi problemi in sede di accertamento da parte dell’Agenzia delle Entrate, accade quando ci si trova a dover ridurre il valore delle rimanenze di magazzino al verificarsi di particolari situazioni che permetterebbero di non pagare l’IVA o altre imposte dirette per merci in eccesso o addirittura inferiori rispetto a quelle documentate, che altrimenti falserebbero la reale situazione contabile.

Le principali disposizioni che consentono di dismettere le merci invendibili e la necessaria riduzione del valore complessivo del magazzino permettono:

1. per i beni obsoleti fuori commercio, la cessione a titolo gratuito a favore di enti non commerciali, quali Onlus e associazioni riconosciute;
2. per le merci invendibili, la distruzione volontaria;
3. per i beni soggetti a furti, avaria, calamità naturali o ammanchi per eventi fortuiti, l’attestazione del loro venir meno.

CESSIONE GRATUITA DEI BENI OBSOLETI FUORI COMMERCIO

Come per tutte le attività imprenditoriali, può capitare di ritrovarsi in magazzino merce ancora invenduta che nel corso degli anni può diventare obsoleta, fuori moda e quindi non più commercializzabile, costringendo così il titolare, ove possibile, ad operare una svendita al di sotto del prezzo di mercato, se non del costo di acquisto o di produzione.

In tutto ciò l’IVA va comunque pagata, insieme alle altre imposte dirette.

Arrivati a questo punto, per ovviare a questo “fastidioso” adempimento amministrativo del pagamento dell’imposta, un’alternativa potrebbe essere quella di cedere gratuitamente i beni non più vendibili perché fuori commercio a delle associazioni riconosciute oppure a delle Onlus che per definizione non svolgono attività lucrative, rinunciando però a quella piccola parte di guadagno derivante dall’eventuale vendita a prezzi molto contenuti.

A chi va fatta la cessione della merce obsoleta?

Per questa tipologia di merci obsolete, difettose, comunque invendibili, secondo l’articolo 10 comma 12 del DPR 633/1972, sono considerate esenti da IVA quelle operazioni effettuate a titolo gratuito a favore di enti pubblici, associazioni riconosciute o fondazioni aventi esclusivamente finalità di assistenza, beneficenza, educazione, istruzione, studio, ricerca scientifica e alle Onlus.

Come fare la cessione della merce obsoleta?

La cessione della merce in questione, per essere considerata esente da IVA deve essere effettuata:

– a titolo gratuito;
– a favore di enti non commerciali che ottengono un vantaggio dalla donazione e che non devono dare alcun corrispettivo.

Qual è la procedura per considerare la cessione esente da IVA?

La procedura che bisogna seguire per far sì che questi beni siano ceduti senza IVA, in totale esenzione dall’applicazione dell’imposta, superando la “presunzione di cessione”, è la seguente:

Per i beni non deperibili:

– comunicare all’Agenzia delle Entrate, mediante raccomandata con ricevuta di ritorno o posta elettronica certificata, il nominativo dell’ente beneficiario, la data, l’ora, il luogo in cui avverrà la cessione a titolo gratuito, o il luogo di destinazione finale di consegna, con l’indicazione del valore complessivo dei beni ceduti al costo storico;
– compilare il documento di trasporto di consegna come disposto dal DPR 472/1986;
– predisporre una dichiarazione sostitutiva di atto notorio da far sottoscrivere al legale rappresentante dell’ente beneficiario, che attesta di aver effettivamente ricevuto i beni ceduti, con l’indicazione della quantità e della qualità degli stessi.

Per i beni deperibili:

per i prodotti deperibili come quelli alimentari, scaduti o prossimi alla scadenza e non più commercializzabili, ai sensi dell’articolo 6 della Legge 133/1999, si considerano distrutti ai fini IVA quando ceduti a titolo gratuito agli stessi enti non commerciali o alle Onlus.

DISTRUZIONE VOLONTARIA O TRASFORMAZIONE DI MERCI NON COMMERCIALIZZABILI

L’adeguamento del valore delle rimanenze di magazzino (o dei beni strumentali) all’effettivo stato in cui si trovano, con la loro legittima riduzione, si può ottenere anche attraverso la distruzione volontaria ad opera dell’imprenditore o trasformazione in altri beni.

Attenzione: sottolineo volontaria perché questa procedura può essere adottata solo quando a realizzarla è la libera iniziativa dell’imprenditore, e non quando si verificano i normali scarti, cali o eventi esterni alla volontà dell’imprenditore.

Come avviene la distruzione o la trasformazione volontaria dei beni in rimanenza?

La distruzione o la trasformazione volontaria dei beni in rimanenza può essere provata nei seguenti modi:

Per i beni il cui costo storico è uguale o superiore a 10.000 €:

– tramite la presenza dei funzionari dell’Agenzia delle Entrate o della Guardia di Finanza durante le operazioni di distruzione o trasformazione della merce;
– occorre comunicare ai funzionari di cui sopra almeno 5 giorni prima le operazioni di distruzione o trasformazione, mediante raccomandata con ricevuta di ritorno o posta elettronica certificata. La comunicazione deve contenere la data, l’ora, il luogo dove avverrà l’operazione, la modalità di distruzione o trasformazione, la natura, la quantità e la qualità delle merci;
– oppure far redigere un verbale da parte di un funzionario pubblico, di un ufficiale della Guardia di Finanza o di un notaio.

Attenzione: si consiglia di non aspettare gli ultimi giorni per fare la comunicazione preventiva, ma attivarsi in tempo utile per evitare le lungaggini burocratiche e i ritardi dovuti agli uffici.

Per i beni il cui costo storico è inferiore a 10.000 €:

la comunicazione preventiva non è obbligatoria, ma è necessario comunque redigere una dichiarazione sostitutiva di atto notorio in cui si attestano i dati delle merci distrutte o trasformate con le indicazioni sopra descritte.

In alternativa alla distruzione diretta, è possibile procedere alla distruzione indiretta, consegnando le merci a un soggetto autorizzato secondo le norme previste in tema di smaltimento rifiuti.

RIDUZIONE DELLE RIMANENZE PER EVENTI CALAMITOSI, FURTI, AVARIA O ALTRI EVENTI FORTUITI

In presenza di eventi calamitosi, terremoti, allagamenti, furti, distruzione non volontaria delle merci o altre circostanze che non dipendono chiaramente dalla volontà dell’imprenditore, occorre provare quanto accaduto mediante:

– la documentazione redatta da funzionari pubblici;
– la dichiarazione sostitutiva di atto notorio sottoscritta entro 30 giorni dall’evento che ha causato la perdita dei beni e presentata alle autorità competenti.

Nella dichiarazione sostitutiva deve essere indicato il valore complessivo dei beni, i criteri adottati per la sua determinazione, la natura, la quantità e la qualità delle merci.

Che fine fanno i documenti prodotti per denunciare le procedure adottate?

Tutti i documenti prodotti devono essere consegnati al Commercialista affinché possa contabilizzarli e giustificare così l’avvenuta cessione a titolo gratuito, oppure la distruzione o trasformazione volontaria, oppure ancora la perdita dei beni per eventi esterni e calamitosi.

La prova documentale consente dunque di cancellare il valore di beni che non esistono più in azienda a seguito delle procedure adottate, tenerne conto ai fini della dichiarazione dei redditi e degli studi di settore, non considerarli come vendita produttiva di ricavi e imponibili ai fini IVA.

Cosa accade se non applico le procedure descritte?

Se in sede di controlli fiscali non si dovessero rinvenire quelle merci, la mancata applicazione delle procedure di cui sopra comporterà sicuramente la presunzione che le stesse sono state cedute in disapplicazione della legge, quindi evadendo le imposte, con la conseguente rideterminazione del reddito imponibile, nonché l’applicazione delle relative sanzioni per l’evasione dell’IVA e delle altre imposte dirette. A meno che il contribuente non riesca a dimostrare in modo inequivocabile il motivo della loro assenza dall’azienda.