Nella redazione del quadro RF (per le imprese in contabilità ordinaria) e del quadro RE (per gli esercenti arti e professioni), come di consueto le spese di rappresentanza vanno distinte in base alla tipologia.

Innanzitutto, si ricorda che la disciplina relativa al reddito d’impresa (ex art. 108 comma 2 del TUIR e DM 19 novembre 2008) rileva anche ai fini del reddito di lavoro autonomo professionale.

Pertanto, fermi restando i diversi limiti di deducibilità, per entrambe le tipologie reddituali la nozione di spesa di rappresentanza va mutuata dal DM 19 novembre 2008 (circ. Agenzia delle Entrate n. 34/2009, § 1).
In sintesi, vengono definite spese di rappresentanza inerenti, sempreché effettivamente sostenute e documentate, le spese per erogazioni di beni e servizi:

• a titolo gratuito;
• effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni;
• il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per l’impresa ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore.

Ciò posto, nella determinazione del reddito di lavoro autonomo, le spese di rappresentanza sono deducibili nel limite dell’1% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta (art. 54 comma 5 del TUIR).
Inoltre, ove sostenute per finalità di rappresentanza, le spese alberghiere e di ristorazione sono prima assoggettate al limite di deducibilità del 75%, poi sommate alle altre spese di rappresentanza e, infine, sottoposte al limite di deducibilità dell’1% dei compensi (circ. Agenzia delle Entrate n. 34/2009, § 5.2).

Si supponga che, nel periodo d’imposta 2022, un professionista abbia percepito compensi pari a 200.000 euro e sostenuto spese di rappresentanza pari a 2.500 euro, di cui 800 euro relativi a vitto e alloggio.

Si opera come segue:

• il limite del 75% viene applicato alle spese di vitto e alloggio (800 × 75% = 600 euro);
• l’ammontare così ottenuto (600 euro) si somma alle altre spese di rappresentanza (1.700 euro), per un totale di 2.300 euro;
• si applica il limite dell’1% dei compensi (200.000 × 1% = 2.000).

L’importo deducibile è pertanto pari a 2.000 euro, mentre 500 euro sono definitivamente indeducibili.

Ove sostenute con finalità di rappresentanza, le spese di vitto e alloggio devono essere indicate, per il 75% del loro importo, nella colonna 1 del rigo RE16 (nella quale, nel nostro caso, occorrerà quindi esporre 600).

Atteso che l’importo deducibile delle spese di rappresentanza, indicato nella colonna 3 del medesimo rigo, deve corrispondere alla somma degli importi indicati nelle colonne 1 e 2, le spese di rappresentanza (diverse da vitto e alloggio) sono indicate nella colonna 2 per l’importo deducibile (1.400 e non 1.700). Il totale deducibile di 2.000 (600 + 1.400) deve poi essere riportato nella colonna 3.

Passando al reddito d’impresa, le spese di rappresentanza sono deducibili in misura pari:

• all’1,5% dei ricavi e proventi della gestione caratteristica fino a 10 milioni di euro;
• allo 0,6% dei suddetti ricavi e proventi per la parte eccedente 10 milioni di euro e fino a 50 milioni di euro;
• allo 0,4% dei suddetti ricavi e proventi per la parte eccedente 50 milioni di euro.

Anche qui, tali oneri vanno indicati in base alla tipologia, distinguendo tra le spese di vitto e alloggio sostenute con finalità di rappresentanza e le spese di rappresentanza di diversa natura.

In particolare, le spese di vitto e alloggio qualificabili come “spese di rappresentanza” devono essere prima assoggettate al limite di deducibilità del 75%, poi sommate alle altre spese di rappresentanza e, infine, sottoposte ai limiti di deducibilità di cui all’art. 108 comma 2 del TUIR.

Così, se nel 2022 una srl ha conseguito ricavi e altri proventi per un milione di euro e sostenuto spese di rappresentanza per 17.000 euro (delle quali 5.000 relative a prestazioni alberghiere e somministrazione di alimenti e bevande), tale importo deve essere oggetto di una variazione in aumento nel rigo RF23, indicando:

• nella colonna 1, le spese di vitto e alloggio (nel nostro caso, 5.000 euro);
• nella colonna 2, le spese di rappresentanza diverse da quelle indicate nella colonna 1 (nel nostro caso, 12.000 euro);
• nella colonna 3, la somma degli importi delle due precedenti colonne e, quindi, 17.000 euro.

Nel rigo RF43 occorre invece indicare gli importi deducibili, riportando:

• nella colonna 1, l’importo deducibile delle spese di vitto e alloggio sostenute con finalità di rappresentanza (3.750 euro, cioè il 75% di 5.000);
• nella colonna 2, l’importo deducibile delle spese di rappresentanza, incluso l’ammontare esposto nella colonna 1 (15.000 euro);
• nella colonna 3, l’importo della colonna 2 e, quindi, 15.000 euro.