ENTRO IL 15 DEL MESE SUCCESSIVO ALLA DATA DI EMISSIONE PER LE FATTURE EMESSE (agg. articolo al 03-10-2019)

In linea generale, i soggetti passivi IVA annotano le fatture emesse sul registro delle vendite ai sensi dell’art. 23 del DPR 633/72.
Alternativamente, i commercianti al minuto e i soggetti assimilati ai sensi dell’art. 22 del DPR 633/72 possono registrare le fatture eventualmente emesse sul registro dei corrispettivi di cui all’art. 24 del DPR 633/72.
È prevista la possibilità di istituire registri sezionali per l’annotazione delle fatture, cui si aggiunge un registro riepilogativo contenente i risultati di tutti i sezionali. In alcuni casi, l’istituzione di detti registri è, di fatto, obbligatoria.

Procedura di registrazione
Ai sensi dell’art. 23 del DPR 633/72 (modificato dal DL 119/2018), le fatture devono essere annotate sull’apposito registro secondo l’ordine della numerazione e con riferimento al mese di effettuazione dell’operazione.
Tale riferimento temporale è necessario ai fini delle liquidazioni IVA periodiche, nell’ambito delle quali occorrerà tenere conto dell’imposta divenuta esigibile nel periodo di riferimento.

Dati della registrazione
Ai sensi dell’art. 23 co. 2 del DPR 633/72, per ciascuna fattura devono essere indicati:

il numero progressivo;
la data di emissione del documento;
l’ammontare imponibile e l’imposta, distinti secondo l’aliquota applicata (per le operazioni imponibili) o il titolo di inapplicabilità dell’imposta, ed eventualmente la relativa norma se indicata in fattura (per le operazioni non soggette, esenti o non imponibili di cui ai commi 6 e 6-bis dell’art. 21 del DPR 633/72);
le generalità del cessionario o committente (ditta, denominazione, ragione sociale, ecc., ovvero il nome e il cognome se si tratta di un privato).
Non sussiste l’obbligo di indicare le somme che, pur essendo incluse nella fattura, non concorrono al calcolo della base imponibile; tuttavia, è consigliabile provvedere alla loro annotazione distinta.
Nell’ipotesi in cui sia stata emessa fattura semplificata ai sensi dell’art. 21-bis del DPR 633/72, la stessa può essere registrata riportando la sola indicazione del numero di partita IVA o del codice fiscale del cessionario o committente, in luogo della ditta, denominazione o ragione sociale (circ. 18/E/2014).

Termini di registrazione
I termini di registrazione delle fatture emesse variano a seconda della modalità di fatturazione utilizzata (immediata, differita, ecc.) e al tipo di operazione effettuata.
In caso di omessa, tardiva o infedele registrazione si applica la sanzione nella misura prevista dall’art. 6 del DLgs. 471/97.

Fatture immediate
A partire dal 24.10.2018, per effetto delle modifiche introdotte dall’art. 12 del DL 119/2018, le fatture emesse sono annotate, nell’ordine della loro numerazione, entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni e con riferimento allo stesso mese di effettuazione.
In base alla disciplina previgente, invece, le fatture immediate dovevano essere annotate, nell’ordine della loro numerazione, entro quindici giorni dalla loro spedizione o consegna alla controparte, con riferimento alla data di emissione.
La novità normativa “va letta alla luce dei principi generali dell’ordinamento, tra cui quello di tenuta di un’ordinata contabilità, così che numerazione e registrazione dovranno sempre consentire di rinvenire con chiarezza il mese di riferimento (ossia di effettuazione dell’operazione) cui la fattura inerisce ed in relazione al quale sarà operata la liquidazione dell’imposta” (circ. 14/E/2019, § 3.2). Per effetto dei nuovi termini di emissione e registrazione delle fatture può accadere, ad esempio, che la fattura relativa a un’operazione di settembre sia emessa e registrata dopo una fattura relativa a un’operazione di ottobre. In tali ipotesi, i principi citati impongono che la fattura relativa al mese di settembre possa essere distinta da quelle emesse ad ottobre nelle more della registrazione. Il soggetto passivo è libero di scegliere la modalità per ottemperare all’obbligo (es. adottare una specifica codifica che consenta l’imputazione corretta dell’imposta nel periodo di riferimento, istituire registri sezionali, ecc.).

Richiamando l’esempio fornito dall’Agenzia delle Entrate nella circ. 14/2019, si ipotizzi che l’operazione sia stata effettuata in data 28.9.2019 (es. data del pagamento della prestazione di servizi):

• la fattura viene emessa l’8.10.2019 (rispettando il termine di 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione);
• il documento deve essere registrato entro il 15.10.2019, con riferimento al mese precedente (settembre), concorrendo alla relativa liquidazione dell’IVA (ad esempio, per i contribuenti che liquidano l’imposta su base mensile, entro il 16.10.2019 con riferimento al mese di settembre).

La data della fattura da indicare nel registro delle vendite potrà essere quella riportata nel campo “Data” della sezione “Dati Generali” del file della fattura elettronica, coerente con l’effettuazione dell’operazione, l’esigibilità dell’imposta e la relativa liquidazione. Secondo quanto chiarito dall’Agenzia delle Entrate, ciò sarà possibile anche nell’ipotesi di fattura cartacea o di fattura elettronica “extra SdI” (circ. 14/E/2019, § 3.2). Si ritiene, perciò, che anche per le fatture non trasmesse al SdI debba essere indicata, nel registro, la data del documento, purché corrisponda a quella di effettuazione dell’operazione.
In caso di avvenuta registrazione con successivo scarto del documento da parte del SdI saranno necessarie le conseguenti rettifiche, posto che la fattura si considera non emessa.

Fatture differite
Nulla cambia, per effetto del DL 119/2018, con riguardo ai termini di registrazione, per le fatture differite emesse a norma dell’art. 21 co. 4 terzo periodo, lett. a), c) e d) del DPR 633/72 per le quali era già previsto che l’annotazione avvenisse entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione (ossia entro il termine di emissione della fattura differita) e con riferimento al mese di effettuazione.
Con riguardo alle fatture di cui all’art. 21 co. 4 lett. b) del DPR 633/72 (emesse dal secondo cedente nell’ambito di operazioni triangolari), il DL 119/2018 specifica che la registrazione è effettuata entro il giorno 15 del mese successivo a quello di emissione, con riferimento al medesimo mese di emissione.

Utilizzo congiunto dei sistemi di fatturazione immediata e differita
Se il soggetto passivo IVA utilizza sia la fatturazione immediata che la fatturazione differita e non è in grado di rispettare l’annotazione cronologica, le fatture relative a ciascun sistema devono essere numerate distintamente e registrate su due diversi registri o sezionali (C.M. 31.10.74 n. 42). Ciò non si applica se il soggetto è in grado di rispettare, in sede di registrazione, la progressione cronologica unica (R.M. 28.10.77 n. 360056).

Fatture ad esigibilità differita
Le fatture ad esigibilità differita emesse all’atto di effettuazione dell’operazione ai sensi dell’art. 6 co. 5 del DPR 633/72 sono soggette ai termini ordinari di registrazione. Le stesse dovranno essere evidenziate nel registro delle vendite, o in specifici registri sezionali, in modo da essere contabilizzate ai fini della liquidazione del periodo in cui si verifica l’esigibilità dell’imposta (ossia all’atto del pagamento del corrispettivo), fatta salva la facoltà di applicare le regole ordinarie in materia di esigibilità IVA.

Registrazione riepilogativa
Le fatture di importo inferiore a 300 euro emesse nel corso dello stesso mese possono essere annotate cumulativamente, ai sensi dell’art. 6 co. 1 del DPR 695/96, mediante l’emissione di un documento riepilogativo, da registrarsi entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni. In tal caso, sul registro andranno distinti l’imponibile e l’imposta in base all’aliquota applicabile .

Casi particolari
L’art. 1 del DM 18.11.76 prevede che gli obblighi di fatturazione e registrazione possano essere assolti entro il mese successivo a quello in cui è stata effettuata l’operazione nell’ipotesi di:

operazioni effettuate da imprese a mezzo di sedi secondarie o altre dipendenze che non provvedono direttamente all’emissione e alla registrazione delle fatture;
operazioni effettuate da imprese, fuori dalla loro sede, tramite propri dipendenti ovvero ausiliari o intermediari;
cessioni di beni effettuate nell’ambito di un contratto estimatorio;
passaggi di beni dal committente al commissionario.
Specifiche regole di registrazione sono altresì previste per le operazioni effettuate da autotrasportatori per conto terzi, i quali possono annotare le fatture di vendita entro il trimestre solare successivo all’emissione del documento, con riferimento al mese di registrazione.
I richiamati termini speciali non dovrebbero subire variazioni per effetto della modifica del termine ordinario di registrazione delle fatture di cui all’art. 23 co. 1 del DPR 633/72 ad opera del DL 119/2018.

Reverse charge
In caso di operazioni interne soggette all’applicazione del reverse charge ai sensi dell’art. 17 co. 5 e 6 del DPR 633/72, la fattura viene emessa dal cedente o prestatore, senza applicazione dell’IVA e con l’annotazione “inversione contabile”; mentre il cessionario o committente è tenuto a integrare la fattura indicando l’aliquota e l’imposta.
Per il cedente o prestatore tale fattura è annotata secondo le regole ordinarie.
Il cessionario o committente, invece, è tenuto a registrare la fattura così integrata:
sul registro delle vendite, entro il mese di ricevimento, ovvero successivamente, ma comunque entro 15 giorni dalla data di ricevimento, con riferimento a quest’ultima;
sul registro degli acquisti di cui all’art. 25 del DPR 633/72.
Cessioni di beni e prestazioni di servizi verso soggetti UE
La fattura relativa a una cessione intracomunitaria viene emessa dal soggetto IVA entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione, indicando, in luogo dell’ammontare dell’imposta, che si tratta di operazione non imponibile. Ai sensi degli artt. 46 co. 2 e 47 co. 4 del DL 331/93, tale fattura dovrà essere annotata sul registro delle vendite entro il termine di emissione (il giorno 15 del mese successivo all’effettuazione) con riferimento al mese di effettuazione dell’operazione:

distintamente rispetto alle fatture interne;
secondo l’ordine progressivo della numerazione.
Per le prestazioni di servizi generiche effettuate nei confronti di soggetti passivi IVA stabiliti in altro Stato membro possono applicarsi le medesime regole, nonché i medesimi termini di registrazione (cfr. art. 21 co. 4 lett. c) e art. 23 co. 1 del DPR 633/72).

Autofatture
L’autofattura emessa dal cessionario o committente ai sensi dell’art. 17 co. 2 del DPR 633/72, per l’acquisto realizzato in Italia di beni o servizi presso operatori extra-UE, deve essere:

annotata sul registro delle vendite (o dei corrispettivi) entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione;
annotata sul registro degli acquisti, entro gli ordinari termini per l’esercizio del diritto alla detrazione (circ. 37/E/2011).
La registrazione delle autofatture può essere effettuata anche mediante l’utilizzo di un unico registro sezionale, ovvero di un blocco sezionale unico, con relativa adozione di una distinta serie di numerazione, sempre nel rispetto dell’ordine progressivo delle operazioni. Tale registro assume il duplice ruolo di registro delle vendite e di registro degli acquisti.
Anche in presenza di un’unica annotazione, tuttavia, nelle liquidazioni e nelle dichiarazioni devono essere valorizzate distintamente sia l’imposta a debito che l’imposta a credito relative a tali operazioni.
Le autofatture emesse ai sensi dell’art. 46 co. 5 del DL 331/93, ai fini della regolarizzazione, devono essere annotate entro il termine della loro emissione (ossia entro il giorno 15 del terzo mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione) e con riferimento al mese precedente l’emissione del documento.

Annotazione sul registro dei corrispettivi
In alternativa all’annotazione sul registro delle vendite, i commercianti al minuto e i soggetti assimilati di cui all’art. 22 del DPR 633/72 possono registrare gli importi dei corrispettivi (e delle relative imposte) certificati mediante fattura o autofattura nel registro dei corrispettivi di cui all’art. 24 del medesimo decreto.
È altresì opportuno che la registrazione delle fatture emesse sia effettuata indicando il numero iniziale e quello finale ad esse attribuito, riportando sul registro la dicitura: “comprese le fatture dal n. … al n. …” (C.M. 15.1.73 n. 3).
L’annotazione deve essere eseguita separatamente, con riferimento al giorno in cui le operazioni sono effettuate, entro il giorno non festivo successivo.
In caso di operazioni non imponibili, esenti o fuori campo IVA, per le quali l’art. 21 co. 6 e 6-bis del DPR 633/72 impone di emettere fattura, gli importi devono essere annotati distintamente per ciascuna tipologia di operazione.
In caso di utilizzo della fatturazione differita, tali soggetti sono tenuti a istituire anche il registro delle fatture emesse, ex art. 23 del DPR 633/72.

Registrazione su supporti meccanografici
Laddove il soggetto IVA utilizzi macchine elettrocontabili o si avvalga di centri di elettrocontabili gestiti da terzi, possono applicarsi i più ampi termini di registrazione previsti dal DM 11.8.75, annotando le fatture entro 60 giorni dalla data di effettuazione delle operazioni, ferma restando la loro contabilizzazione nella liquidazione relativa al mese di effettuazione delle stesse.