Mentre per i soci non amministratori il controllo della documentazione sociale è facoltativo, per i soci amministratori è un dovere per essere esentati da responsabilità. Quali sono i documenti accessibili e le responsabilità degli amministratori in caso di rifiuto all’accesso.

Mentre per i soci non amministratori il potere di controllo è facoltativo, essendo un diritto posto nel loro esclusivo interesse, per gli amministratori informarsi in merito all’andamento dell’attività di gestione e prendere visione dei documenti sociali costituisce un dovere, il cui esercizio è necessario per essere esenti da responsabilità. Se l’organo amministrativo è pluripersonale, con sistema dell’amministrazione disgiuntiva (con cui si attribuisce il potere di gestire al singolo amministratore, con potere di veto ex art. 2257 C.C.), ciascun amministratore avrà il potere-dovere di informarsi sulle operazioni che gli altri stanno per compiere, anche allo scopo di esercitare tempestivamente il diritto di opposizione che gli spetta per legge; allo stesso modo, in caso di amministrazione congiunta, l’amministratore dovrà informarsi dei progetti degli altri membri dell’organo amministrativo, per decidere se prestare o meno il proprio consenso, oppure se sollecitare una decisione dei soci. Il potere di controllo previsto dall’art. 2476, c. 2 C.C., si esplica attraverso l’esercizio di 2 diritti distinti: diritto all’informazione e diritto alla consultazione, di seguito enunciati.
Diritto all’informazione: legittima il socio a richiedere agli amministratori “notizie concernenti lo svolgimento degli affari sociali”, intendendo con tale locuzione tutto ciò che attiene al patrimonio e alla gestione dell’impresa, i fatti fondamentali per la determinazione e la ripartizione degli utili, ma anche i rapporti giuridici ed economici interni alla compagine sociale o della società nei confronti dei terzi. Più dettagliatamente, è possibile ricondurre al concetto di “affari sociali” le operazioni già compiute, oppure in corso di svolgimento o di prossima attuazione, tra cui, ad esempio: gli impieghi dell’attivo patrimoniale, le relazioni commerciali, le concessioni di prestiti, i compensi agli amministratori e tutto ciò che può essere rilevante per il controllo del socio.
Diritto alla consultazione: tale forma di controllo si concretizza riconoscendo al socio il diritto di consultazione di tutti i libri sociali obbligatori previsti dall’art. 2478 C.C., oltre che di tutti i documenti relativi all’amministrazione, includendo anche le scritture contabili, libro giornale, libro degli inventari, registri tenuti ai fini Iva o in osservanza di altre disposizioni di legge (esempio: registro degli infortuni), fatture, estratti conto e contabili delle operazioni bancarie/postali, prospetti e calcoli di ogni genere, corrispondenza, verbali di accertamento fiscale, di contestazione, di comminazione di sanzioni, atti giudiziari e amministrativi che riguardano la società, memorie e pareri di professionisti, perizie giurate, contratti e accordi commerciali stipulati dalla società, ecc.
Ai soci, dovranno ritenersi vietate alcune attività consentite ai sindaci come accertamenti di consistenze del saldo della cassa, visite agli impianti o ai magazzini, accessi per i controlli sulla qualità e quantità dei prodotti. Così come per il diritto all’informazione, anche il diritto di ispezionare i documenti non è condizionato da un punto di vista temporale, ma può essere esercitato in qualunque momento della vita sociale.
Gli amministratori sono obbligati ad attivarsi tempestivamente e a non ostacolare l’esercizio dei diritti all’informazione e di consultazione in capo ai soci, rilasciando le informazioni richieste e consentendo un agevole accesso ai documenti da consultare. Al contrario, il rifiuto ingiustificato alla richiesta di informazioni e documenti comporta una serie di conseguenze sotto il profilo sanzionatorio: legittimare un’azione di responsabilità da parte del singolo socio ex art. 2476, c. 3 C.C.; integrare la fattispecie di grave irregolarità che consente la richiesta di revoca urgente degli amministratori, qualora vi sia la sussistenza di un danno attuale, causato dall’illegittimo rifiuto degli amministratori; provocare un danno diretto al patrimonio del socio (indipendentemente dal pregiudizio creato alla società) e, dunque, consentire al socio di esperire l’azione di responsabilità ex art. 2476, c. 6, C.C.; integrare la casistica illecita dell’impedito controllo, che può assumere rilievo amministrativo o penale in base all’art. 2625, cc. 1 e 2 C.C.
Sarebbe opportuno proporre alle società clienti di studio di modificare lo statuto sociale, inserendo clausole “di raffreddamento” che prevengano il contenzioso interno, come avallato anche dalla Fondazione Notariato.