Il datore di lavoro che scelga i buoni pasto al fine di erogare il servizio sostitutivo di mensa per i suoi dipendenti, è tenuto ad eseguire alcuni adempimenti e specifiche registrazioni contabili:
- FASE 1 – nel momento in cui acquista i buoni pasto, sia cartacei che elettronici, dalla società emettitrice; Caso mensa diffusa e non.
- FASE 2 – nel momento in cui consegna i buoni pasto ai dipendenti oppure momento in cui i buoni elettronici sono utilizzabili;
- FASE 3 – nel momento in cui la società emettitrice invia al datore di lavoro la fattura dei buoni pasto elettronici erogati con la modalità della mensa diffusa.
FASE 1 – Scritture contabili da effettuare all’acquisto e alla (FASE 2) – consegna dei buoni pasto cartacei ed elettronici
Supponiamo che un’azienda Alpha Costruzioni Srl, nel mese di aprile, acquisti dalla società emettitrice buoni pasto per un valore di 2800 euro, gravati di IVA con aliquota agevolata al 4%.
- Al momento dell’acquisto l’azienda (datore di lavoro) deve rilevare la voce fornitori buoni pasto nell’Attivo circolante dello Stato Patrimoniale (C5- quarter).
Stato Patrimoniale
| DARE | AVERE | |
|---|---|---|
| DEBITO V/FORNITORI (STATO PATRIMONIALE D7) | 2912,00 | |
| FORNITORI BUONI PASTO (STATO PATRIMONIALE C5-QUATER) | 2800,00 | |
| IVA SU ACQUISTI DETRAIBILE 4% (STATO PATRIMONIALE D12) | 112,00 |
Mettiamo il caso che l’azienda, nel mese di maggio, abbia erogato ai dipendenti buoni pasto per un valore di 1500 euro.
- FASE 2 – Al momento della erogazione dei buoni pasto ai dipendenti, il costo sostenuto per l’acquisto deve essere rilevato nel Conto Economico, alla voce Costi per Servizi (B.7), con la dicitura costi per buoni pasto ai dipendenti. Contestualmente, nello Stato Patrimoniale, si rileva in avere l’importo corrispondente ai buoni erogati alla voce fornitori buoni pasto
| DARE | AVERE | |
|---|---|---|
| FORNITORI BUONI PASTO (STATO PATRIMONIALE C5 QUATER) | 1500,00 | |
| COSTI PER BUONI PASTO AI DIPENDENTI (CONTO ECONOMICO B7) | 1500,00 |
Scritture contabili da effettuare nel caso di buono pasto erogato su card elettronica nell’ipotesi della c.d. “mensa diffusa”
Prendiamo il caso in cui l’azienda stipuli con la società emettitrice un contratto per la fornitura ai suoi dipendenti di una card elettronica abilitata per essere utilizzata nei giorni di presenza e negli orari definiti dal datore di lavoro e con la quale il dipendente abbia diritto ad ottenere un pasto ad un valore predefinito (c.d. mensa diffusa). La fattura che il datore di lavoro riceverà dalla società emettitrice conterrà solamente i buoni effettivamente utilizzati dai lavoratori e quindi, in questo caso, l’azienda pagherà solamente i buoni pasto effettivamente utilizzati.
Ad esempio: nel mese di maggio la società emettitrice invia all’azienda una fattura per l’acquisto di 100 buoni pasto forniti in modalità mensa diffusa del valore di 8,50 euro ciascuno.
- In questo caso il datore di lavoro dovrà registrare l’acquisto dei buoni pasto solo nel momento in cui riceverà la fattura. Nello Stato Patrimoniale si rileva il debito verso i fornitori (D7), mentre nel Conto Economico si rilevano le spese sostenute per l’acquisto dei buoni pasto, alla voce costi per servizi (B7).
| DARE | AVERE | |
|---|---|---|
| DEBITO V/FORNITORI (STATO PATRIMONIALE D7) | 884,00 | |
| SPESE PER BUONI PASTO (CONTO ECONOMICO B7) | 850,00 | |
| IVA SU ACQUISTI DETRAIBILE 4% (STATO PATRIMONIALE D12) | 34,00 |
Scritture contabili da effettuare nel caso di buono pasto erogato su card elettronica nell’ipotesi della c.d. “mensa diffusa”
Prendiamo il caso in cui l’azienda stipuli con la società emettitrice un contratto per la fornitura ai suoi dipendenti di una card elettronica abilitata per essere utilizzata nei giorni di presenza e negli orari definiti dal datore di lavoro e con la quale il dipendente abbia diritto ad ottenere un pasto ad un valore predefinito (c.d. mensa diffusa). La fattura che il datore di lavoro riceverà dalla società emettitrice conterrà solamente i buoni effettivamente utilizzati dai lavoratori e quindi, in questo caso, l’azienda pagherà solamente i buoni pasto effettivamente utilizzati.
Ad esempio: nel mese di maggio la società emettitrice invia all’azienda una fattura per l’acquisto di 100 buoni pasto forniti in modalità mensa diffusa del valore di 8,50 euro ciascuno.
- In questo caso il datore di lavoro dovrà registrare l’acquisto dei buoni pasto solo nel momento in cui riceverà la fattura. Nello Stato Patrimoniale si rileva il debito verso i fornitori (D7), mentre nel Conto Economico si rilevano le spese sostenute per l’acquisto dei buoni pasto, alla voce costi per servizi (B7).
| DARE | AVERE | |
|---|---|---|
| DEBITO V/FORNITORI (STATO PATRIMONIALE D7) | 884,00 | |
| SPESE PER BUONI PASTO (CONTO ECONOMICO B7) | 850,00 | |
| IVA SU ACQUISTI DETRAIBILE 4% (STATO PATRIMONIALE D12) | 34,00 |
(RISTORANTE CONVENZIONATO) Come rilevare in busta paga i buoni pasto?
Anche gli esercizi convenzionati con la società emettitrice sono tenuti a contabilizzare i buoni pasto. L’esercente di un ristorante, tavola calda, bar o supermercato dove il lavoratore si reca per consumare il pasto o acquistare generi alimentari pronti all’uso, è tenuto ad effettuare le registrazioni contabili nei due seguenti momenti:
- al momento della somministrazione del pasto o dell’acquisto dei generi alimentari pronti all’uso;
- al momento dell’emissione della fattura nei confronti della società emettitrice.
Facciamo un esempio concreto. Il ristorante ALCHIMIA di Favara nel giorno 10 aprile ha riscosso 100 buoni pasto da 10,00 euro per il pagamento di un pasto dello stesso importo.
Al momento del pagamento (consegna buono pasto) da parte dei clienti, l’esercente emette uno scontrino dello stesso valore del buono con la dicitura “corrispettivo non incassato”. Nell’importo indicato sullo scontrino è compresa anche l’IVA al 10% che dovrà essere versata dall’esercente (es. ristorante) solo quando quest’ultimo avrà emesso la fattura nei confronti della società emettitrice al fine di ottenere il pagamento dei buoni pasto (risposta a interpello dell’Agenzia delle Entrate n. 394/2019).
A fine giornata vengono registrate le scritture contabili.
| DARE | AVERE | |
|---|---|---|
| CORRISPETTIVI NON RISCOSSI | 1000,00 | |
| RICAVI | 909,09 | |
| IVA NON ESIGIBILE | 90,91 |
A fine mese l’esercente emette la fattura nei confronti della società emettitrice per ottenere il pagamento dei buoni pasto incassati. Mettiamo il caso che in un mese abbia incassato 100 buoni pasto del valore di 10 euro ognuno. Il calcolo della fattura, e di conseguenza dell’importo dovuto dalla società emettitrice avviene in questo modo:
| BUONI PASTO INCASSATI | 1000,00 |
| SCONTO DEL 10% | -100,00 |
| IMPORTO AL NETTO DELLO SCONTO | 900,00 |
| BASE IMPONIBILE AI FINI IVA (900/1,1 (operazione di scorporo iva 10%) | 818,18 |
| IVA (818,18X10%) | 81,82 |
| TOT FATTURA | 900,00 |
Al momento dell’emissione della fattura in contabilità (ristorante) si rileva:
- il credito verso la società emettitrice dei buoni;
- la rettifica del ricavo rispetto a quello annotato nei corrispettivi dovendo tenere conto dello sconto concesso alla società emettitrice;
- l’IVA esigibile eseguendo il giroconto della voce IVA non esigibile;
- la chiusura del conto Corrispettivi non riscossi.
| DARE | AVERE | |
|---|---|---|
| CREDITI V/SOCIETA’ EMETTITRICE | 900,00 | |
| RICAVI* rettifica ricavi | 90,91 | |
| IVA NON ESIGIBILE | 90,91 | |
| CORRISPETTIVI NON RISCOSSI | 1000,00 | |
| IVA A DEBITO | 81,82 |
Esiste anche un secondo metodo (metodo comodo e veloce) per contabilizzare i buoni pasto, che consiste nel registrare le scritture contabili relative ai buoni pasto solo al momento dell’emissione della fattura. In questo caso, la registrazione in partita doppia andrà eseguita in questo modo.
| DARE | AVERE | |
|---|---|---|
| CREDITI V/SOCIETA’ EMETTITRICE | 900,00 | |
| RICAVI | 818,18 | |
| IVA A DEBITO | 81,82 |
Pagamenti sicuri e veloci con i servizi Day
Day offre agli esercenti partner diversi strumenti per rendere facile e veloce la gestione e il rimborso dei buoni pasto ricevuti in pagamento. Come il servizio Pagosubito, disponibile sia per i buoni cartacei, sia per i buoni elettronici, e la dematerializzazione, che consente di registrare i buoni pasto non appena li si riceve.
Sulle Buste Come rilevare in busta paga i buoni pasto? (CONSULENZA DEL LAVORO)
I buoni pasto non devono solo essere registrati in contabilità e tra le voci del bilancio aziendale, ma devono anche essere rilevati in busta paga. Dal momento, però, che fino a un certo importo sono esenti da tassazione e contribuzione, in busta paga verranno rilevati indicando sia la quota esente, sia la quota imponibile.
Mettiamo il caso che un’azienda eroghi a ciascuno dei suoi dipendenti dei buoni pasto cartacei del valore di 6,50 euro l’uno, e che un dipendente, nel mese di maggio, abbia diritto a 25 buoni pasto:
- alla voce buoni pasto esenti verrà indicato l’importo di 100 euro (25 x €4,00=€100,00)
- alla voce buoni pasto soggetti andrà indicato l’importo di 87,50 euro (25 x €2,50=€62,50)
| DESCRIZIONE IN BUSTA PAGA | |
|---|---|
| BUONI PASTO ESENTI | 100,00 |
| BUONI PASTO SOGGETTI | 62,50 |
Se la stessa azienda eroga ai suoi dipendenti buoni pasto elettronici dello stesso importo indicato nell’esempio sopra, quel lavoratore, nella busta paga di maggio, troverà solo la voce buoni pasto non soggetti o esenti, perché i buoni elettronici sono esenti da tassazione e contribuzione fino alla soglia di 8 euro a buono.
| DESCRIZIONE IN BUSTA PAGA | |
|---|---|
| BUONI PASTO ESENTI | 162,50 |
Tassazione dei buoni pasto.
Come la maggior parte dei beni e servizi, i buoni pasto sono soggetti all’IVA:
- ai buoni pasto elettronici viene applicata l’aliquota agevolata del 4%, e l’IVA può essere interamente detratta dalle aziende che li erogano ai propri dipendenti;
- anche ai buoni pasto cartacei viene applicata l’aliquota del 4% e l’IVA può essere interamente detratta dalle aziende che li erogano ai propri dipendenti;
- nel momento in cui un esercente accetta i buoni pasto come mezzo di pagamento dovrà emettere uno scontrino con la dicitura “corrispettivo non incassato” per il servizio di somministrazione di alimenti che ha reso al dipendente. L’esercente fatturerà quindi i buoni alla società emettitrice ed applicherà sia ai buoni cartacei, sia ai buoni elettronici un’aliquota del 10%.
Trattandosi di fringe benefits, i buoni pasto sono parzialmente soggetti a tassazione IRPEF e a contribuzione INPS e concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente se superano la soglia di esenzione stabilita dalla normativa (art. 51 del TUIR-Testo Unico delle Imposte sui Redditi). Soglia che è fissata a 4 euro per i buoni pasto cartacei e a 8,00 euro per i buoni pasto elettronici.
Per il datore di lavoro, il costo sostenuto per l’acquisto dei buoni pasto è interamente deducibile al 100 dal reddito imponibile.